PEC (Posta Elettronica Certificata) e Firma Digitale

La PEC (Posta Elettronica Certificata) e la Firma Digitale sono due strumenti che, anche se spesso utilizzati in stretta combinazione tra di loro, sono comunque ben separati e distinti.

La PEC permette l’invio di un messaggio di posta elettronica di data e contenuto certo, e “non ripudiabile” né dal mittente né dal destinatario.

La Firma Digitale invece permette di contrassegnare un qualsiasi file (compresi, quindi, anche i messaggi di Posta Elettronica Certificata) con una firma, strettamente personale, non falsificabile e non ripudiabile, che ha il medesimo valore di una firma autografa “tradizionale” su un documento cartaceo.

Quindi bisogna sempre tener ben presente che:

  • una casella PEC può essere intestata indifferentemente ad una persona fisica o giuridica;
  • una firma digitale (salve rare e particolarissime eccezioni) è intestata sempre ed esclusivamente ad una persona fisica;
  • attraverso una casella PEC è possibile inviare messaggi ed allegati che, opzionalmente e se necessario, possono venir firmati digitalmente da una o più persone differenti;

Per il momento, DomainRegister.it offre servizi di Posta Elettronica Certificata, ma non fornisce invece strumenti per la firma digitale; a questo riguardo consigliamo di rivolgersi alla locale Camera di Commercio, che cura la distribuzione locale della “Carta Nazionale dei Servizi“, che comprende anche strumenti per la firma digitale.

Archiviazione dei messaggi prima della cancellazione di una casella PEC

Con l’introduzione della PEC, si presenta anche il problema dell’archiviazione dei messaggi contenuti sulla stessa al momento della sua cancellazione (ove per “messaggi” si intende sia la posta inviata, sia quella ricevuta, sia le ricevute di invio e consegna dei singoli messaggi).

Se per una casella email “ordinaria” il problema dell’archiviazione è solo tecnico, e può venir risolto in molti modi differenti, per la PEC bisogna considerare il formato ed il valore particolare dei messaggi.

Inoltre, quando si tratta di una PEC professionale (legata quindi ad una attività aziendale o professionale), non bisogna dimenticare i dettami  dell’art. 2220 C.C.:

Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti

Per l’archiviazione dei messaggi PEC non ci si può quindi limitare agli usuali strumenti di archiviazione, ma è indispensabile ricorrere  a strumenti per la cosiddetta conservazione documentale sostitutiva.

La conservazione documentale sostitutiva comporta però ingenti sforzi (tecnologici, organizzativi ed economici), per essere implementata all’interno di un’azienda; e si tratta di uno sforzo del tutto sproporzionato, se il fine è solo quello di archiviare i messaggi PEC di una o più caselle.

Ed anche ricorrere a soluzioni esterne in outsourcing per la conservazione documentale sostitutiva comporta parimenti investimenti cospicui, spesso del tutto sproporzionati.

La soluzione?
A meno che non si disponga già di un qualche strumento di conservazione documentale sostitutiva, e nel caso il numero di caselle da archiviare sia limitato (minore di trenta), paradossalmente la soluzione più semplice ed economica è quella di NON cancellare le caselle non più necessarie, ma di mantenerle attive per 10 anni dopo la cessazione delle stesse.
In questo caso sarà infatti il provider che – come avviene per i servizi normalmente attivi – provvederà a garantire la conservazione dei contenuti della casella.
NOTA PER LIQUIDATORI DI AZIENDE CESSATE E CURATORI FALLIMENTARI
In merito all’archiviazione dei contenuti di caselle PEC riconducibili ad aziende cessate (liquidate, fallite ecc.), possiamo provvedere alla conservazione delle stesse per il termine obbligatorio di dieci anni, come sopra indicato.
Per venire incontro alla necessità di introdurre i relativi costi in maniera unitaria nel bilancio di chiusura, possiamo procedere in tali casi al rinnovo anticipato per 10 anni.
Si prega in tal caso di contattarci a mezzo ticket per ottenere un preventivo specifico.
 

configurazione servizi PECPRO

Per configurare tutte le opzioni di una casella PECPRO, è necessario

  • accedere al seguente link: webmail.pecpro.it
  • cliccare su  “gestisci account”
  • fare il log-in utilizzando gli stessi dati di accesso della casella PEC

Si accederà ad un semplice menù che permetterà le seguenti funzioni:

  • MODIFICA PASSWORD
  • COMPORTAMENTO IN CASO DI MESSAGGI NON CERTIFICATI
    è possibile specificare cosa fare dei messaggi di posta non certificata in arrivo sulla propria casella: accettarli, respingerli o inoltrarli sotto forma di messaggio di posta non certificata ad altra casella.
  • SERVIZIO ANTISPAM
    è possibile decidere se attivare l’antispam e quale azione intraprendere nel caso la mail sia ritenuta come spam. L’antispam, se attivato, entra in funzione sulle email non certificate, se si e’ scelto di riceverle nella casella certificata.
  • SERVIZIO DI NOTIFICA VIA EMAIL
    Attraverso questo servizio è possibile far inviare un messaggio di notifica all’indirizzo di posta indicato ogni volta che arriverà una mail certificata sulla propria casella PEC
  • SERVIZIO DI REPORT VIA EMAIL
    attiva l’invio di una mail giornaliera contenente la notifica degli eventuali messaggi non letti ricevuti nella propria casella PEC
  • DOCUMENTAZIONE DI CERTIFICAZIONE
    attraverso questo funzione verrà inviata sulla propria casella di posta elettronica certificata la documentazione di certificazione della casella stessa

Perché sulla mia casella email non ricevo i messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC)?

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un tipo speciale di e-mail che consente di inviare/ricevere messaggi di testo e allegati con lo stesso valore legale di unaraccomandata con avviso di ricevimento.
La PEC fa risparmiare tempo e denaro, perché permette di scambiare documenti con valore legale, evitando sia di recarsi personalmente agli uffici, sia di spedire raccomandate postali.

Bisogna però prendere in considerazione due fatti:

  • una PEC, per avere valore legale, può e deve essere scambiata solo tra due caselle PEC.
    Un messaggio inviato da una casella PEC ad una casella normale (o viceversa) NON HA ALCUN VALORE.
  • un messaggio PEC viaggia sotto forma di allegato .EML
    Questo formato è uno dei più famigerati, perchè spesso veicolo di trasmissione di virus o malware.

Quindi, inviando un messaggio PEC ad una casella email “tradizionale”, molto probabilmente questo non arriverà mai a destinazione: verrà quasi sicuramente intercettato e cestinato dall’antivirus o dall’antispam del server o del client.
Peraltro, questo non è un problema: come già detto, una PEC per essere valida può e deve essere scambiata solo ed esclusivamente tra due caselle PEC. Se l’indirizzo del destinatario non è un indirizzo PEC, quel messaggio comunque non avrà nessun valore legale, e quindi sarà nel caso preferibile inviare un email tradizionale.

Se, viceversa, inviamo un messaggio verso una casella PEC da un indirizzo non-PEC, anche questo avrà ben poche probabilità di esser mai letto dal destinatario: salvo configurazioni particolari della casella PEC destinataria, il destino usuale dei messaggi non-PEC inviati ad una casella PEC è quello di essere cestinati dal server destinatario senza nessun tipo di notifica.

Insomma, se non si fosse capito: scambiare messaggi tra una casella PEC ed una non-PEC è un’operazione del tutto priva di senso.

configurazione di un client POP3 per l’utilizzo di PECPRO

SERVER: 

  • impostare come server pop3s.pecpro.it sulla porta 995
  • Attivare come protocollo di sicurezza della connessione SSL/TLS
  • come nome utente inserire nomecasella@pecpro.it

POSTA IN USCITA (SMTP):

  • inserire come server SMTP   smtps.pecpro.it   sulla porta 465;
  • impostare la sicurezza della connessione su SSL/TLS
  • Autenticarsi usando come nome utente nomecasella@pecpro.it

[box]NOTA:
E’ possbile che alla prima connessione venga segnalato un errore del tipo:
il sito ha cercato di identificarsi fornendo informazioni non valide“.

Confermare una “eccezione di sicurezza per accettare il sito.

L’errore non si ripresenterà nelle sessioni successive.

In alternativa, è possibile utilizzare le seguenti configurazioni:

server pop3: pop3s.pec.aruba.it

server IMAP: imaps.pec.aruba.it

server SMTP: smtps.pec.aruba.it[/box]

WEBMAIL
Si può accedere alla webmail da webmail.pecpro.it

come trovare l’indirizzo PEC di un’azienda

Tutte le società italiane devono, per legge, esser dotate di un indirizzo di posta elettronica certificata; questo obbligo è stato successivamente esteso anche alle ditte individuali di nuova costituzione e, prossimamente, l’obbligo sarà esteso a praticamente tutti i soggetti iscritti al Registro Imprese.

L’indirizzo PEC “ufficiale” di un’azienda deve esser notificato al Registro Imprese, e verrà riportato nei certificati e visure.

Per individuare l’indirizzo PEC di un’azienda non è però necessario riciedere una visura: l’informazione si può ottenere gratuitamente on-line sul sito registroimprese.it

 

Decreto Legge 18 ottobre 2012, n. 179 – art. 5

DECRETO-LEGGE 18 ottobre 2012, n. 179

Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese. (12G0201)
  Vigente al: 6-3-2013
Sezione I
Agenda e identita’ digitale
IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
Visti gli articoli 77 e 87 della Costituzione;
Ritenuta la straordinaria necessita’ ed urgenza di emanare ulteriori misure per favorire la crescita, lo sviluppo dell’economia e della cultura digitali, attuare politiche di incentivo alla domanda di servizi digitali e promuovere l’alfabetizzazione informatica, nonche’ per dare impulso alla ricerca e alle innovazioni tecnologiche, quali fattori essenziali di progresso e opportunita’ di arricchimento economico, culturale e civile e, nel contempo, di rilancio della competitivita’ delle imprese;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 4 ottobre 2012;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e del Ministro dello sviluppo economico e delle infrastrutture e dei trasporti, di concerto con i Ministri dell’istruzione, dell’universita’ e della ricerca, per la pubblica amministrazione e la semplificazione, della salute, dell’economia e delle finanze, per la coesione territoriale e della giustizia;
Emana il seguente decreto-legge:
[omissis]
Art. 5
Posta elettronica certificata – indice nazionale degli indirizzi delle imprese e dei professionisti
1. L’obbligo di cui all’articolo 16, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, come modificato dall’articolo 37 del decreto-legge 9 febbraio 2012, n. 5, convertito, con modificazioni, dalla legge 4 aprile 2012, n. 35, e’ esteso alle imprese individuali ((che presentano domanda di prima iscrizione)) al registro delle imprese o all’albo delle imprese artigiane successivamente alla data di entrata in vigore ((della legge di conversione)) del presente decreto.
2. Le imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuale, sono tenute a depositare, presso l’ufficio del registro delle imprese competente, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro il ((30 giugno 2013)). L’ufficio del registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un’impresa individuale che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in luogo dell’irrogazione della sanzione prevista dall’articolo 2630 del codice civile, sospende la domanda ((fino ad integrazione della domanda con l’indirizzo di posta elettronica certificata e comunque per quarantacinque giorni; trascorso tale periodo, la domanda si intende non presentata)).
3. Al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dopo l’articolo 6, e’ inserito il seguente:
«Art. 6-bis (Indice nazionale degli indirizzi PEC delle imprese e dei professionisti). – 1. Al fine di favorire la presentazione di istanze, dichiarazioni e dati, nonche’ lo scambio di informazioni e documenti tra la pubblica amministrazione e le imprese e i professionisti in modalita’ telematica, e’ istituito, entro sei mesi dalla data di entrata in vigore ((della presente disposizione)) e con le risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente, il pubblico elenco denominato Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata (INI-PEC) delle imprese e dei professionisti, presso il Ministero per lo sviluppo economico.
2. L’Indice nazionale di cui al comma 1 e’ realizzato a partire dagli elenchi di indirizzi PEC costituiti presso il registro delle imprese e gli ordini o collegi professionali, in attuazione di quanto previsto dall’articolo 16 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2.
((3. L’accesso all’INI-PEC e’ consentito alle pubbliche amministrazioni, ai professionisti, alle imprese, ai gestori o esercenti di pubblici servizi ed a tutti i cittadini tramite sito web e senza necessita’ di autenticazione. L’indice e’ realizzato in formato aperto, secondo la definizione di cui all’articolo 68, comma 3)).
4. Il Ministero per lo sviluppo economico, al fine del contenimento dei costi e dell’utilizzo razionale delle risorse, ((sentita l’Agenzia per l’Italia digitale,)) si avvale per la realizzazione e gestione operativa dell’Indice nazionale di cui al comma 1 delle strutture informatiche delle Camere di commercio deputate alla gestione del registro imprese e ne definisce ((con proprio decreto)), da emanare entro 60 giorni dalla data di entrata in vigore ((della presente disposizione)), le modalita’ di accesso e di aggiornamento.
5. Nel ((decreto)) di cui al comma 4 sono anche definite le modalita’ e le forme con cui gli ordini e i collegi professionali comunicano all’Indice nazionale di cui al comma 1 tutti gli indirizzi PEC relativi ai professionisti di propria competenza e sono previsti gli strumenti telematici resi disponibili dalle Camere di commercio per il tramite delle proprie strutture informatiche al fine di ottimizzare la raccolta e aggiornamento dei medesimi indirizzi.
6. Dall’attuazione delle disposizioni di cui al presente articolo non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica.».

Archiviazione dei messaggi prima della cancellazione di una casella PEC

Con l’introduzione della PEC, si presenta anche il problema dell’archiviazione dei messaggi contenuti sulla stessa al momento della sua cancellazione (ove per “messaggi” si intende sia la posta inviata, sia quella ricevuta, sia le ricevute di invio e consegna dei singoli messaggi).

Se per una casella email “ordinaria” il problema dell’archiviazione è solo tecnico, e può venir risolto in molti modi differenti, per la PEC bisogna considerare il formato ed il valore particolare dei messaggi.

Inoltre, quando si tratta di una PEC professionale (legata quindi ad una attività aziendale o professionale), non bisogna dimenticare i dettami  dell’art. 2220 C.C.:

Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti

Per l’archiviazione dei messaggi PEC non ci si può quindi limitare agli usuali strumenti di archiviazione, ma è indispensabile ricorrere  a strumenti per la cosiddetta conservazione documentale sostitutiva.

La conservazione documentale sostitutiva comporta però ingenti sforzi (tecnologici, organizzativi ed economici), per essere implementata all’interno di un’azienda; e si tratta di uno sforzo del tutto sproporzionato, se il fine è solo quello di archiviare i messaggi PEC di una o più caselle.

Ed anche ricorrere a soluzioni esterne in outsourcing per la conservazione documentale sostitutiva comporta parimenti investimenti cospicui, spesso del tutto sproporzionati.

La soluzione?
A meno che non si disponga già di un qualche strumento di conservazione documentale sostitutiva, e nel caso il numero di caselle da archiviare sia limitato (minore di trenta), paradossalmente la soluzione più semplice ed economica è quella di NON cancellare le caselle non più necessarie, ma di mantenerle attive per 10 anni dopo la cessazione delle stesse.
In questo caso sarà infatti il provider che – come avviene per i servizi normalmente attivi – provvederà a garantire la conservazione dei contenuti della casella.
NOTA PER LIQUIDATORI DI AZIENDE CESSATE E CURATORI FALLIMENTARI
In merito all’archiviazione dei contenuti di caselle PEC riconducibili ad aziende cessate (liquidate, fallite ecc.), possiamo provvedere alla conservazione delle stesse per il termine obbligatorio di dieci anni, come sopra indicato.
Per venire incontro alla necessità di introdurre i relativi costi in maniera unitaria nel bilancio di chiusura, possiamo procedere in tali casi al rinnovo anticipato per 10 anni.
Si prega in tal caso di contattarci a mezzo ticket per ottenere un preventivo specifico.
 

de-certificazione di domini o sottodomini certificati PEC

Nel caso si voglia de-certificare un dominio certificato PEC, è necessario osservare la seguente procedura:

  • inviare una richiesta scritta, firmata dal legale rappresentante dell’azienda intestataria del servizio di certificazione, del seguente tenore:
    Il sottoscritto […], legale rappresentante di […], richiede:
    – la immediata cancellazione di tutte le caselle PEC appoggiate al dominio […]
    – la conseguente de-certificazione del dominio […]
  • alla richiesta, deve essere allegata copia di un documento d’identità del firmatario

La richiesta può essere inviata, alternativamente:

  • a mezzo PEC, a newmedialabs@pec.it
    nota: l’invio DEVE essere eseguito dalla casella PEC ufficiale dell’azienda, così come risultante da registroimprese.it; nel caso la comunicazione sia firmata digitalmente ai sensi DPR 445/2000 e succ. mod, non è necessario allegare copia del documento d’identità del firmatario
  • a mezzo raccomandata a/r, indirizzata a
    NewMediaLabs srl
    via Cologna 73/2
    34127 Trieste TS
  • allegando la documentazione ad uno specifico ticket di assistenza aperto su panel.newmedialabs.it

TEMPI:

Dalla ricezione della richiesta, entro 15 giorni verranno cancellati i servizi eventualmente attivi ed inoltrata la domanda di decertificazione all’Ente di certificazione; la de-certificazione a questo punto richiederà un ulteriore tempo tecnico, indicativamente variabile tra i 2 ed i 15 giorni.

NOTE:

  • se le caselle coinvolte risultano essere caselle ufficiali di un’azienda, così come risultanti su registroimprese.it, sarà d’uopo che l’azienda, prima di richiederne la cancellazione, provveda ad attivare un qualche servizio PEC provvisorio e comunicarlo alla locale Camera di Commercio; altrimenti, presso registroimprese.it risulterà un indirizzo PEC non attivo, con tutte le imprevedibili conseguenze del caso e relative possibili sanzioni;
  • prima della cancellazione delle caselle, è altresì consigliabile che se ne provveda allo specifico backup con tecniche di “archiviazione sostitutiva”, così come previsto dalle relative normative