modalità fatturazione servizi dedicati, servizi di colocation e servizi personalizzati

Questa guida si riferisce alle modalità di fatturazione e pagamento dei servizi di server dedicaticolocation e servizi personalizzati in genere.

Queste linee-guida generali possono talvolta derogare per accordi contrattuali specifici; in tal caso, la deroga risulterà dallo specifico contratto. In caso di dubbi, per ogni chiarimento contattare amministrazione@newmedialabs.it

PREMESSE:

  • i contratti dei servizi di colocation, server dedicati e servizi personalizzati normalmente hanno durata annuale (in taluni casi pluriennale), a rinnovo tacito (quindi, salvo diversi preventivi accordi o disdetta, alla scadenza si rinnovano automaticamente per un ugual periodo), ed il pagamento può esser frazionato in più sotto-periodi (mensile, bimestrale, trimestrale, semestrale)
  • con “data scadenza servizio” indicheremo qui la data di scadenza del contratto (normalmente annuale)
  • con “data scadenza rateo” indicheremo qui la data di scadenza della rata riferita ad un sotto-periodo (mensile, bimestrale ecc.)

Esempio:
contratto di colocation, con decorrenza 15 marzo 2014, con pagamento in 12 rate mensili
data scadenza contratto: 14 marzo 2015
date scadenza ratei: 14 aprile 2014, 14 maggio 2014, 14 giugno 2014, 14 luglio 2014, 14 agosto 2014, 14 settembre 2014, 14 ottobre 2014, 14 novembre 2014, 14 dicembre 2014, 14 gennaio 2015, 14 febbraio 2015

COME EFFETTUARE IL RINNOVO

All’approssimarsi della data di scadenza di un rateo, periodicamente verranno inviate all’utente delle email-promemoria di scadenza.
Per effettuare il pagamento, l’utente dovrà effettuare il log-in su panel.newmedialabs.it, selezionare il rinnovo del servizio, ed effettuare il relativo pagamento (a mezzo carta di credito, Paypal o bonifico bancario)
Subito dopo la ricezione del pagamento, il sistema procederà automaticamente all’emissione della relativa fattura, e la data di scadenza del servizio spostata del periodo appena rinnovato.

Esempio:
Il 4 maggio 2014 l’utente riceve una email-promemoria che gli ricorda la scadenza del rateo del 14 maggio.
Il giorno 5 maggio l’utente si collega a panel.newmedialabs.it, inserisce l’ordine di rinnovo, effettua il pagamento con carta di credito.
Nell’arco di un paio d’ore verrà emessa automaticamente la fattura per il periodo appena rinnovata, e la data di scadenza del servizio posticipata al 14 giugno.

COSA ACCADE SE IL SERVIZIO NON VIENE RINNOVATO ESPLICITAMENTE PRIMA DELLA SCADENZA

Se l’utente non procede a rinnovare il servizio ed effettuare il relativo pagamento prima della scadenza, il giorno della scadenza del servizio il sistema lo rinnoverò automaticamente ed emetterà la relativa fattura, con pagamento “a vista”.
A questo punto l’utente dovrà procedere con sollecitudine ad effettuare il pagamento della fattura.
Qualora il pagamento non dovesse pervenirci entro dieci giorni, si procederà alla sospensione del servizio.

PER CHI UTILIZZA ORDINI DI BONIFICO PERMANENTE

Poichè tali servizi comportano una serie successiva di pagamenti periodici di importo sempre uguale, diversi clienti ricorrono direttamente al meccanismo dell'”ordine di bonifico permanente”; ovvero il loro istituto bancario procederà automaticamente, ad un certo giorno del mese, ad effettuarci un bonifico di importo prestabilito per il rinnovo del servizio.

In questo caso:

  • se il bonifico viene effettuato con adeguato anticipo (ovvero se ci viene accreditato almeno cinque gg. prima della scadenza), procederemo direttamente al rinnovo ed all’emisisione di fattura quietanziata
  • se invece il bonifico viene effettuato a ridosso della scadenza, probabilmente non riusciremo a processarlo in tempo come rinnovo esplicito; in tal caso, il sistema procederà al rinnovo automatico ed all’emissione della relativa fattura (vedi precedente paragarafo “cosa accade se il servizio non viene rinnovato esplicitamente prima della scadenza“). Il relativo bonifico verrà poi considerato a saldo della fattura emessa.

Poichè l’ultimo caso può esser facilmente fonte di confusione e complicazione a livello contabile (soprattutto per il cliente), consigliamo di effettuare gli ordini di bonifico permanente con un congruo anticipo rispetto alla scadenza del servizio (almeno 7 gg)