migrazione archivi di posta a Smartermail

PREMESSA

Questa guida si applica specificatamente alla migrazione degli archivi di posta dal server https://s.smacloud.it/wm/  (in dismissione) al server SmarterMail webmail.smacloud.it
In linea di principio, adottando le necessarie correzioni, può essere seguita in generale per tutte le migrazioni di archivi di posta (anche provenienti da altri server) verso il server SmarterMail webmail.smacloud.it

 

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Entrare nella webmail del nuovo server, all’indirizzo webmail.smacloud.it,

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Selezionare “Impostazioni avanzate”…

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… e quindi “migrazione caselle postali”

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Come “tipo di account” indicare “altro”.

Se si vuole cancellare integralmente tutti i contenuti attuali della nuova casella (in modo che poi vi siano presenti solo quelli che importeremo), selezionare la casella “Elimina gli elementi già esistenti nella casella di SmarterMail”.
Non selezionando la casella, verranno mantenuti anche gli archivi già esistenti.
In caso di dubbi: NON selezionare questa casella.

 

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Selezionare “email” e, eventualmente, “contatti”.

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Inserire i dati del server da cui prelevare gli archivi.
Per il server s.smacloud.it/wm/ :

  • come “tipo” selezionare IMAP
  • come “indirizzo server” inserire mail.smacloud.it
  • come “porta” viene proposto automaticamente il valore “143” (non modificarlo)
  • inserire come “nome utente” il proprio indirizzo email completo
  • ed infine inserire nel campo “password” la password che veniva utilizzata sul vecchio server https://s.smacloud.it/wm/

 

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Dare conferma dell’operazione cliccando su “inizio”

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A questo punto l’operazione di migrazione inizierà, ed un contatore (che si aggiorna ogni alcuni secondi) ci informerà sul numero di messaggi trasferiti.

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Il tempo necessario a completare l’operazione dipenderà dalle dimensioni degli archivi da trasferire: da pochi minuti, fino a parecchie ore.
E’ possibile effettuare altre operazioni sul PC, mentre il processo di migrazione prosegue.
E’ anche possibile chiudere la finestra del browser: la procedura di migrazione procederà ugualmente in background, e sarà possibile monitorarla riaccedendo alla funzione (consigliamo però di lasciare la finestra aperta, in modo da poter controllare l’importazione per tutta la durata del processo).
I messaggi importati saranno visibili su SmarterMail solo al termine della procedura di importazione.

Uso degli alias email

Per la gestione dei servizi sul nostro pannello di controllo, è di fondamentale importanza l’indirizzo email utilizzato dall’utente: questo sarà il principale mezzo di collegamento con l’utente, attraverso il quale verranno inviati i pro-memoria di scadenza, avvisi tecnici riguardo ai servizi, comunicazioni relative alle richiesta di assistenza, fatture ed altro.

L’indirizzo email sarà anche fondamentale nel caso si smarrisca la password di accesso: l’accesso alla propria casella email sarà indispensabile per risolvere velocemente il problema.

Nelle edizioni precedenti del nostro pannello di controllo abbiamo permesso che la medesima casella email fosse utilizzata da più utenti differenti come casella di riferimento per il proprio account.
Ciò permetteva, ad esempio, a webmaster e consulenti che gestivano una pluralità di clienti, di gestire più profili differenti (uno per cliente), ma tutti afferenti alla loro casella email personale. In tal modo, con una casella sola potevano gestire i servizi di tutti i clienti, mantenendoli però amministrativamente distinti uno dall’altra.

Questo aspetto ha comportato nel tempo alcuni problemi: alcuni utenti, ad esempio, si confondevano, facendo confusione tra i vari account.

Inoltre, il prossimo passaggio ad una nuova piattaforma per la gestione delle richieste di assistenza (“ticket”) prevederà la possibilità, per l’utente, di richiedere assistenza anche senza effettuare il log-in sul pannello di controllo, ma anche semplicemente inviando una mail; ciò renderà ancora più delicata la situazione di quegli utenti che “condividono” la medesima email, perchè non sarà immediato (né per loro, né per i nostri tecnici) individuare con certezza e precisione il servizio per il quale richiedono assistenza.

E’ fortemente consigliabile quindi che tutti gli utenti che utilizzano la medesima email per una pluralità di account sul nostro pannello di controllo, risolvano il problema utilizzando email differenti: una per ogni account.

In alcuni casi, possono venir in aiuto l’uso degli alias email.

Cosa è un alias email ?

E’ un meccanismo per mezzo del quale alcuni provider email permettono di associare ad un unico indirizzo diversi indirizzi “fittizi”.

Ad esempio, avendo l’indirizzo mario.rossi@miodominio.ext è possibile creare degli alias del tipo:

mario.rossi+1@miodominio.ext
mario.rossi+7@miodominio.ext

ecc.

Tutti i messaggi inviati a mario.rossi+1@miodominio.ext in realtà verranno recapitati a mario.rossi@miodominio.ext; attraverso il proprio client di posta è poi possibile creare regole o filtri che permettono di “separare” questi messaggi dagli altri.

Quindi, l’utente Mario Rossi che voglia utilizzare il suo unico indirizzo mario.rossi@miodominio.ext per più utenti, dovrà semplicemente creare un alias per ciascun account, senza necessità di dover registrare diversi nuovi indirizzi email solo a questo scopo.

Non tutti i provider permettono la gestione degli alias, ed ognuno lo fa con proprie particolarità.
Segnaliamo di seguito le guide relative ai principali servizi:

gmail:  https://support.google.com/mail/answer/12096?hl=it

hotmail: http://windows.microsoft.com/it-it/windows/outlook/add-alias-account

libero: http://aiuto.libero.it/premium/libero-mail-plus/faq/6756.phtml

 

abilitare l’accesso diretto utente per la gestione del servizio email

Quanto segue si applica ai servizi email dei piani Fracto gestiti attarverso il pannello di controllo cliente NewMediaLabs ( https://panel.newmedialabs.it/login.php )

L’utente Fracto può consentire l’accesso diretto ed indipendente per la gestione dei servizi email relativi ad ogni singolo dominiio hostato sotto il suo Fracto.
In tal modo, può consentire ai propri clienti di accedere in autonomia alla gestione del proprio servizio email, per impostare o cancellare le caselle, resettare le password, impostare dei forward ecc.

Per farlo: il titolare del Fracto deve entrare nella gestione del dominio e tramite la funzione ‘accesso utente dominio‘ configurare l’accesso per il dominio specificando la password di accesso che il suo cliente dovrà utilizzare.
Per l’accesso il suo cliente potrà effettuare il login all’indirizzo https://panel.newmedialabs.it specificando come user il dominio e come password quella che ha inserito nel form di abilitazione.

Utilizzare e configurare un client di posta

Di seguito i parametri da impostare nel client di posta per l’utilizzo con i servizi email shared (Hosting Basic, Hosting Pro, Fracto):

Posta in arrivo (POP3 oppure IMAP): mail.nomedominio.xxx
Port: 143

Posta in uscita (SMTP): mail.nomedominio.xxx
Port: 25 oppure 8081

Nome account: nomecasella@nomedominio.xxx
Password: quella scelta al momento della creazione della casella 

 

[box type=”warning”] E’ necessario selezionare sul Client di posta (Outlook, Outlook Express, Mozilla, Thunderbird ecc) l’opzione  ‘Autenticazione del server necessaria’ per il server della posta in uscita[/box]

 

[box type=”warning”]E’ possibile che alcuni fornitori di connessioni internet mobili (ad esempio Telecom, Tre, ecc.. ) NON consentano l’invio dei messaggi attraverso server SMTP diversi dai propri.
In questo caso la configurazione del server “posta in uscita” dovrà esser eseguita secondo le istruzioni del proprio provider di connettività.[/box]

 

 

Come ridurre la quantità di spam in arrivo su un account email?

Le misure da adottare per ridurre o eliminare lo spam, in ordine di semplicità ed efficacia:
  1. attivate e configurate correttamente l’antispam del nostro servizio
    L’antispam a livello di server è il mezzo più efficace per la rimozione della maggior parte dello spam; tuttavia, deve essere opportunamente configurato, anche in considerazione delle altre eventuali, ulteriori misure che l’utente può, caso per caso, adottare in tema di spam.
    Maggiori dettagli a questo proposito sono disponibili sulla nostra guida alla configurazione dei servizi email

  2. utilizzare il filtro spam del vostro programma di posta elettronica
    Quasi tutti i programmi di posta elettronica comprendono delle ottimi filtri antispam (particolarmente efficace, ad esempio, quello di Thunderbird)
    Rispetto all’antispam effettuato a livello di server, hanno la caratteristica di poter essere “istruiti”, in modo da poter identificare lo spam in maniera più efficace e personalizzata.
  3. fate raccogliere il sospetto SPAM in una apposita cartella, invece di semplicemente farlo marcare come SPAM
    In tal modo, potrete analizzare periodicamente i messaggi di spam, senza che questo vi distragga nell’attività quotidiana.
    Analizzandolo nel suo complesso, l’operazione sarà molto più veloce (un migliaio di messaggi di SPAM analizzati nel loro complesso richiede pochi minuti; inframmezzati ai messaggi “normali”, può richiedere ore)
    Inoltre, eventuali “falsi positivi” (ovvero: messaggi “genuini”, ma marcati erroneamente come spam dall’antispam) sarà possibile recuperarli con facilità da questa cartella (e contrassegnarli come “non spam” aiuterà l’antispam del vosto client a non commettere più in futuro lo stesso errore)
  4. non utilizzare un tag mailto per visualizzare i vostri indirizzi e-mail sul vostro sito
    Se sul vostro sito c’è un collegamento a indirizzi di posta elettronica che utilizza un tag mailto, allora sicuramente prima o poi uno spambot (ovvero software appositamente realizzati per navigare in internet alla caccia di indirizzi email) lo individuerà, e lo stesso finirà in un numero indeterminabile di indirizzari di spam.
    Ci sono molte tecniche alternative per permettere agli utenti di contattarci senza rendere visibile pubblicamente il nostro indirizzo email su internet: una serie di validi suggerimenti sono riportati in questo articolo: http://rickconner.net/spamweb/avoiding.html

  5. sistemi antispam esterni
    Se il normale filtraggio antispam non è sufficiente, e volete risolvere radicalmente il problema, allora potete ricorrere a servizi specifici, come ad esempio SpamArrest
    Si tratta di sistemi esterni, che combinano varie tecniche, e che rendono per i vostri corrispondenti un po’ più difficoltoso l’invio anche di email “genuine”; ma si tratta degli strumenti in assoluto più efficaci e quindi, se siete veramente sommersi dallo spam nonostante tutte le contromisure prima elencate, vale la pena valutarne l’adozione.

 

NOTA SUI CONTATTI COMMERCIALI PUBBLICI

Le caselle “pubbliche” di contatto, pubblicizzate ampiamente sul web e con metodi più tradizionali, saranno sempre prese di mira dagli spammer.
Una casella del tipo info@miodominio.ext, riportata su più pagine del sito aziendale, riportata fra i dati di contatto nelle varie directory in internet, pubblicata magari anche sugli elenchi telefonici on-line, sarà ogni giorno destinataria di quantità di spam impressionanti.
Le misure prima riportate da 1 a 4 sarano sufficienti a filtrarne la maggior parte, ma una quantità significativa di spam probabilmente continuerà a filtrare.
Peraltro, anche la tecnica numero 5 in questi casi è controproducente da adottare (se abbiamo pubblicizzato tanto quella casella, è perchè desideriamo che la gente la usi per mettersi in contatto con noi; ed ogni difficoltà che creiamo in questo senso, può essere un potenziale contatto perso… e quindi magari un cliente perso).
Per questo tipo di caselle bisognerà quindi:

  • procedere molto accuratamente all'”addestramento” del client antispam (punto 2), in modo da renderlo massimamente efficace
  • curare con opportuna frequenza la pulizia e svuotamento della cartella SPAM (la quantità di  messaggi presente in questa cartella potrebbe esaurire rapidamente lo spazio a disposizione della nostra casella)
  • rassegnarsi al fatto che un certo numero di messaggi di spam quotidianamente supererà tutti i filtri, e dovrà esser eliminato a mano

 

Perché sulla mia casella email non ricevo i messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC)?

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un tipo speciale di e-mail che consente di inviare/ricevere messaggi di testo e allegati con lo stesso valore legale di unaraccomandata con avviso di ricevimento.
La PEC fa risparmiare tempo e denaro, perché permette di scambiare documenti con valore legale, evitando sia di recarsi personalmente agli uffici, sia di spedire raccomandate postali.

Bisogna però prendere in considerazione due fatti:

  • una PEC, per avere valore legale, può e deve essere scambiata solo tra due caselle PEC.
    Un messaggio inviato da una casella PEC ad una casella normale (o viceversa) NON HA ALCUN VALORE.
  • un messaggio PEC viaggia sotto forma di allegato .EML
    Questo formato è uno dei più famigerati, perchè spesso veicolo di trasmissione di virus o malware.

Quindi, inviando un messaggio PEC ad una casella email “tradizionale”, molto probabilmente questo non arriverà mai a destinazione: verrà quasi sicuramente intercettato e cestinato dall’antivirus o dall’antispam del server o del client.
Peraltro, questo non è un problema: come già detto, una PEC per essere valida può e deve essere scambiata solo ed esclusivamente tra due caselle PEC. Se l’indirizzo del destinatario non è un indirizzo PEC, quel messaggio comunque non avrà nessun valore legale, e quindi sarà nel caso preferibile inviare un email tradizionale.

Se, viceversa, inviamo un messaggio verso una casella PEC da un indirizzo non-PEC, anche questo avrà ben poche probabilità di esser mai letto dal destinatario: salvo configurazioni particolari della casella PEC destinataria, il destino usuale dei messaggi non-PEC inviati ad una casella PEC è quello di essere cestinati dal server destinatario senza nessun tipo di notifica.

Insomma, se non si fosse capito: scambiare messaggi tra una casella PEC ed una non-PEC è un’operazione del tutto priva di senso.

limiti di invio del servizio email standard

DIMENSIONI MASSIME DEL MESSAGGIO

Con il sistema di posta elettronica di Rubalo.it è possibile inviare messaggi di dimensione massima complessiva (testo + allegati) di 25 MB.

E’ uno dei limiti più elevati sul mercato; quindi, prima di inviare messaggi di grande dimensione, il mittente deve accertarsi che il destinatario sia in grado di riceverli!

Riportiamo di seguito i limiti di dimensione dei messaggi per alcuni provider:

Rubalo.it 25 MB
Hotmail 25 MB
Email.it 15 MB
Libero.it 25 MB
Virgilio.it 25 MB
Register.it 40 MB
Alice Mail 30 MB
tin.it 30 MB
Yahoo 25 MB

Attenzione anche ai limiti imposti da alcuni client di posta elettronica: ad esempio, Outlook 2010 ha un limite di 10 MB

 


NUMERO MASSIMO DESTINATARI

Un singolo messaggio email può essere inviato contemporaneamente ad un massimo di 50 dfestinatari, oltre a 50 destinatari di tipo cc

(nota:  l’invio di una singola email ad un numero maggiore di destinatari, possibile con acuni provider, è impedita di fatto dalla circostanza che tale messaggio sarà con ottime probabilità etichettato automaticamente come spam dal server destinatario)

 


NUMERO MASSIMO INVII GIORNALIERI

Ogni account può effettuare al massimo 300 invii al giorno.

Vedasi anche:

Devo effettuare mass mailing ma il server SMTP di Rubalo.it non me lo permette: come posso fare?

 

gestione e configurazione del servizio email

Accedere al nuovo pannello di controllo cliente, all’indirizzo https://panel.newmedialabs.it/login.php

Per gli utenti Rubalo.it: l’account di accesso al nuovo pannello è il medesimo del vecchio pannello cliente (che, momentaneamente, resta ancora attivo per la gestione dei servizi di hosting ed il rinnovo dei servizi)

Dal pannello di controllo, selezionare “servizi” e poi “Gestione Email”

 

 

 

Comparirà l’elenco dei domini con servizi email associati.

Per gestire ogni singolo servizio, cliccare sulla relativa “i”:

 

 

 

Comparirà un menù con le seguenti  voci:

 

 

 

 

Analizziamole una per una:

 


 

 

Email Account (POP/IMAP)

 

Permette la creazione di nuovi indirizzi email (“account”) e la modifica o cancellazione di queelli esistenti.

 

 

In questa schermata abbiamo l’elenco degli account già attivi:

  • cliccando sulla “i” sarà possibile cambiarne la password;
  • cliccando sulla “x” cancelleremo l’account;

In fondo invece abbiamo i campi necessari alla creazione di un nuovo account; per farlo, dovremo inserire i dati e poi cliccare su “Crea”.

 

 


 

 

Catch All

Attraverso la funzione “catch all”, possiamo fare in modo che tutti i messaggi destinati ad indiriizzi inesistenti vengano inoltrati ad un determinato indirizzo.

In questo modo, tutti i messaggi destinati ad indirizzi errati, inesistenti o  cancellati verranno comunque recapitati all’indirizzo scelto.

 

Per abilitare questa funzione:

entra nel menu e-mail del pannello di controllo e clicca sull’icona “catch-all”.
Apparirà il seguente box:

 

Nel quale si può abilitare o disabilitare questo funzione, nonché specificare l’eventuale indirizzo catch-all.

 

NOTE:

  • l’indirizzo catch-all può anche essere esterno al dominio.
  • l’indirizzo catch-all è normalmente oggetto di moltissimo spam; nel caso si attivi l’indirizzo catch-all, si consiglia di monitorarlo con costanza e frequenza onde eviatre l’accummularsi di messaggi di spam.
    Per il medesimo motivo, a meno di esigenze specifiche che lo rendano indispensabile, se ne sconsiglia l’attivazione.

 


 

 

Forward/Alias

Per mezzo di questa funzione è possibile fare in modo  che tutti i messaggi destinati ad un certo indirizzo vengano invece dirottati  su un altro indirizzo (anche esterno al dominio.

 

 

Nell’esempio precedente, si farà in modo che tutti i messaggi in arrivo destinati all’indirizzo tizio@evy.it vengano inoltrati all’indirizzo caio@newmedialabs.it

 

[box type=”info”] NOTA: è possibile effettuare l’inoltro a più indirizzi email differenti, separandoli uno dall’altro con una virgola[/box]

 


 

Auto-Responder

Funzione che verrà implementata prossimamente

 

 


 

 

AntiSpam Filter

Serve ad impostare i settaggi per il software antispam Spamassassin.

Spamassassin analizza ogni singolo messaggio email in arrivo, assegnandogli un punteggio. Se il punteggio supera determinati valori, il messaggio viene reputato spam.

 

Attraverso questa schermata è possibile:

  • abilitare o disabilitare Spaamassassin
  • selezionare il livello di “thresold”, ovvero la tolleranza oltre la quale un messaggio viene identificato come “spam”
  • indicare cosa deve fare il server con i messaggi che reputa spam:

o   non fare niente; il messaggio viene recapitato normalmente, ma nell’oggetto viene compreso il tag SPAM che andremo ad indicare al punto successivo

o   inviare il messaggio nella cartella .inbox.spam

o   inoltrare il messaggio come allegato

o   cancellare il messaggio

  • indicare il tag che verrà aggiunto all’oggetto dei meessaggi reputati spam
  • abilitare/disabilitare la cancellazione dei messaggi con un punteggio di thresold elevato

Per maggiori informazioni sul funzionamento del software Spamassassin, si  veda il sito ufficiale: http://spamassassin.apache.org/

 

 


 

 

Webmail

Con questo pulsante si accede alla webmail.

Sono disponibili due differenti interfacce per la webmail: RoundCube e Squirrelmail.

Per le caratteristiche, rimandiamo alla documentazione disponibile sui siti ufficiali:

manuale utente RoundCube (in italiano): http://trac.roundcube.net/wiki/User_Guide_IT

manuale utente SquirrelMail (in inglese): http://squirrelmail.org/docs/user/user.html

 

La mia casella email è stata sospesa per SPAM. Perchè? Cosa devo fare?

Una casella viene sospesa quando attraverso la stessa sia stato veicolato SPAM.

Ciò raramente avviene perchè l’utente invia spam consapevolmente e volontariamente.

Molto più spesso succede perchè:

  • uno dei PC con cui ci si collega normalmente è stato infettato da un virus; tale virus utilizza quindi il PC per l’invio di spam attraverso gli account email trovati attivi sullo stesso

oppure

  • uno dei PC con cui ci si collega è stato infettato da un qualche malware/spyware, che ha intercettato la password dell’account di posta elettronica e lo ha inviato allo spammer
    (nota: questo può esser accaduto anche in un passato non necessariamente recente: è possibile che uno spyware agisca, invii una password ad uno spammer, e che questo la usi solo mesi dopo il fatto)

oppure

  • perchè è stata utilizzata una password banale (“1234”, “qwerty”, “info”, “password” ecc.) e questa è stata facilmente e velocemente violata in seguito ad un banale attacco “brute force

 

MISURE DA ADOTTARE:

  • effettuare un’approfondita scansione antivirus ed antimalware di tutti i PC utilizzati per collegarsi, rimuovendo soprattutto qualsiasi eventuale spyware presente
  • cambiare la password con una particolarmente robusta (almeno 12 caratteri, utilizzando lettere maiuscole, lettere minuscole, numeri e caratteri speciali; insomma, qualcosa del tipo 7nP!bT7d4?nU )

Dopodichè potrete chiedere la riattivazione della casella.

ATTENZIONE: se in seguito dovessero verificarsi ulteriori episodi di SPAM, la casella verrà definitivamente cancellata!