Come ridurre la quantità di spam in arrivo su un account email?

Le misure da adottare per ridurre o eliminare lo spam, in ordine di semplicità ed efficacia:
  1. attivate e configurate correttamente l’antispam del nostro servizio
    L’antispam a livello di server è il mezzo più efficace per la rimozione della maggior parte dello spam; tuttavia, deve essere opportunamente configurato, anche in considerazione delle altre eventuali, ulteriori misure che l’utente può, caso per caso, adottare in tema di spam.
    Maggiori dettagli a questo proposito sono disponibili sulla nostra guida alla configurazione dei servizi email

  2. utilizzare il filtro spam del vostro programma di posta elettronica
    Quasi tutti i programmi di posta elettronica comprendono delle ottimi filtri antispam (particolarmente efficace, ad esempio, quello di Thunderbird)
    Rispetto all’antispam effettuato a livello di server, hanno la caratteristica di poter essere “istruiti”, in modo da poter identificare lo spam in maniera più efficace e personalizzata.
  3. fate raccogliere il sospetto SPAM in una apposita cartella, invece di semplicemente farlo marcare come SPAM
    In tal modo, potrete analizzare periodicamente i messaggi di spam, senza che questo vi distragga nell’attività quotidiana.
    Analizzandolo nel suo complesso, l’operazione sarà molto più veloce (un migliaio di messaggi di SPAM analizzati nel loro complesso richiede pochi minuti; inframmezzati ai messaggi “normali”, può richiedere ore)
    Inoltre, eventuali “falsi positivi” (ovvero: messaggi “genuini”, ma marcati erroneamente come spam dall’antispam) sarà possibile recuperarli con facilità da questa cartella (e contrassegnarli come “non spam” aiuterà l’antispam del vosto client a non commettere più in futuro lo stesso errore)
  4. non utilizzare un tag mailto per visualizzare i vostri indirizzi e-mail sul vostro sito
    Se sul vostro sito c’è un collegamento a indirizzi di posta elettronica che utilizza un tag mailto, allora sicuramente prima o poi uno spambot (ovvero software appositamente realizzati per navigare in internet alla caccia di indirizzi email) lo individuerà, e lo stesso finirà in un numero indeterminabile di indirizzari di spam.
    Ci sono molte tecniche alternative per permettere agli utenti di contattarci senza rendere visibile pubblicamente il nostro indirizzo email su internet: una serie di validi suggerimenti sono riportati in questo articolo: http://rickconner.net/spamweb/avoiding.html

  5. sistemi antispam esterni
    Se il normale filtraggio antispam non è sufficiente, e volete risolvere radicalmente il problema, allora potete ricorrere a servizi specifici, come ad esempio SpamArrest
    Si tratta di sistemi esterni, che combinano varie tecniche, e che rendono per i vostri corrispondenti un po’ più difficoltoso l’invio anche di email “genuine”; ma si tratta degli strumenti in assoluto più efficaci e quindi, se siete veramente sommersi dallo spam nonostante tutte le contromisure prima elencate, vale la pena valutarne l’adozione.

 

NOTA SUI CONTATTI COMMERCIALI PUBBLICI

Le caselle “pubbliche” di contatto, pubblicizzate ampiamente sul web e con metodi più tradizionali, saranno sempre prese di mira dagli spammer.
Una casella del tipo info@miodominio.ext, riportata su più pagine del sito aziendale, riportata fra i dati di contatto nelle varie directory in internet, pubblicata magari anche sugli elenchi telefonici on-line, sarà ogni giorno destinataria di quantità di spam impressionanti.
Le misure prima riportate da 1 a 4 sarano sufficienti a filtrarne la maggior parte, ma una quantità significativa di spam probabilmente continuerà a filtrare.
Peraltro, anche la tecnica numero 5 in questi casi è controproducente da adottare (se abbiamo pubblicizzato tanto quella casella, è perchè desideriamo che la gente la usi per mettersi in contatto con noi; ed ogni difficoltà che creiamo in questo senso, può essere un potenziale contatto perso… e quindi magari un cliente perso).
Per questo tipo di caselle bisognerà quindi:

  • procedere molto accuratamente all'”addestramento” del client antispam (punto 2), in modo da renderlo massimamente efficace
  • curare con opportuna frequenza la pulizia e svuotamento della cartella SPAM (la quantità di  messaggi presente in questa cartella potrebbe esaurire rapidamente lo spazio a disposizione della nostra casella)
  • rassegnarsi al fatto che un certo numero di messaggi di spam quotidianamente supererà tutti i filtri, e dovrà esser eliminato a mano

 

come richiedere assistenza per i servizi email

Se dovete richiedere assistenza per qualsiasi problema riguardo ai servizi email, è fondamentale dare una descrizione il più possibile completa ed approfondita del problema per permetterci di individuarlo.

Una segnalazione generica “non funziona l’email!” è tanto generica quanto inutile.

Per prima cosa: il problema è in ricezione o in trasmissione?
Se è in trasmissione: verificate che il vostro client utilizzi i nostri server SMTP. Se così non fosse, dovete rivolgervi a chi gestisce il server SMTP che state utilizzando (probabilmente il vostro provider di connettività)

Poi: il problema si verifica usando un client di posta elettronica (Thunderbird, Outlook) oppure anche da webmail?
Se il problema si verifica solo da client e nonda webmail, probabilmente è un problema di configurazione o installazione del vostro client di posta elettronica. Verificatelo accuratamente, oppure provate ad utilizzare un client differente (magari installandolo ex-novo)

Quindi, per segnalare un problema sul servizio email procedete come segue:

  • aprite un ticket di assistenza su panel.newmedialabs.it
  • specificate la casella (o le caselle) che riscontrano il problema

specificate altresì:

  • il tipo di errore o di problema riscontrato,
  • se si ha in trasmissione o in ricezione,
  • se solo da (o verso) determinati indirizzi
  • se l’errore si verifica utilizzando un client o la webmail o entrambi
  • riportate con dettaglio e precisione ogni eventuale messaggio d’errore riscontrato
  • indicate con precisione almeno qualcuno dei messaggi che hanno dato errore (mittente, destinatario, oggetto, data ed ora di invio)

Solo in questo modo potremo effettuare delle verifiche efficaci e tempestive, evitando i ritardi conseguenti alla necessità di dover appena richiedere i dettagli indispensabili ad individuare l’eventuale problema.

Configurazione record SPF

Per evitare problemi dovuti all’uso dei vostri indirizzi email da parte di terzi, e quindi la possibilità di finire all’interno di blacklist è consigliabile configurare un record di tipo SPF all’interno del DNS del vostro dominio.

Per una descrizione dettagliata del funzionamento dei record SPF potete leggere la pagina presente su wikipedia a riguardo:

it.wikipedia.org/wiki/Sender_Policy_Framework

Nel caso usiate solo i nostri server SMTP per l’invio delle email potete usare il seguente record per configurare il vostro SPF:

“v=spf1 mx:mail.VOSTRODOMINIO.COM a:mx.cluster2.hosting.nmllab.com ~all”

Se utilizzate il nostro pannello per la gestione DNS dovete inserire un record di tipo TXT in questo modo:

VOSTRODOMINIO.COM TXT “v=spf1 mx:mail.VOSTRODOMINIO.COM a:mx.cluster2.hosting.nmllab.com ~all”

In fase di inserimento, nel campo “Record Name” non bisogna inserire niente. Il valore del record SPF andrà inserito all’interno del campo “Testo” senza il carattere “

Cosa fare e cosa non fare per non diventare uno “spammer”

Cos’è lo spam?

Questa è la definizione di spam data dal Garante per la Protezione dei Dati Personali:

Spamming o spam è l’invio, talora massiccio e ripetuto, tramite operatore o con modalità automatizzate, di comunicazioni non richieste (via telefono, e-mail, fax, sms o mms), senza che il destinatario abbia ricevuto un’informativa sul trattamento dei dati personali o abbia prestato il consenso a ricevere messaggi. Negli ultimi tempi, lo spamming sta interessando anche il mondo dei social network e quello dei sistemi di messaggistica per smartphone e tablet. 

Lo spammer – cioè colui che invia lo spam – utilizza riferimenti (e-mail, numeri telefonici, ecc.) per l’invio di messaggi promozionali spesso raccolti in modo non lecito o in maniera automatica via Internet (su gruppi Usenet, newsgroups, forum, ecc.), mediante speciali 
programmi (spambot, ecc.) o, più semplicemente, facendo invii massivi a caso ad indirizzi e-mail basati sull’uso di nomi comuni 
Scopo dello spamming è veicolare messaggi pubblicitari, ma tale pratica è legata anche a veri e propri tentativi di truffa, come il phishing. In Italia l’invio di messaggi automatizzati a fini promozionali non desiderati è soggetto a sanzioni amministrative e penali. 
Differenze tra spam ed invii leciti
Sempre nella definizione del Garante:
Se il contatto e-mail o telefonico è stato raccolto con il consenso del destinatario o secondo le modalità previste dalla legge (es: nell’ambito di un contratto per la fornitura di un qualche servizio), non si può parlare di spam. 
In ogni caso, se le comunicazioni pubblicitarie o altro tipo richieste (es: invio di newsletter, ecc.) risultano ad un certo punto indesiderate, è diritto del destinatario opporsi al trattamento dei propri dati inviando una e-mail al mittente per chiedere la 
sospensione dell’invio o utilizzando, se disponibili, le procedure on-line per la cancellazione dei tuoi dati dal database di chi  
invia le comunicazioni.
Linee guida per non essere considerati spammer
Se il contatto e-mail o telefonico è stato raccolto con il consenso del destinatario o secondo le modalità previste
dalla legge (es: nell’ambito di un contratto per la fornitura di un qualche servizio), non si può parlare di spam.
Casi di indirizzi email utilizzabili:
  • indirizzi email di clienti, con cui siano già in essere rapporti commerciali, ed ai quali sia stata quindi fornita la relativa informativa sul trattamento dei dati personali;
  • indirizzi email di utenti che si siano autonomamente e spontaneamente registrati sul sito del mittente;
  • indirizzi email di utenti presenti in indirizzari forniti da aziende che li abbiano raccolti nel rispetto della legge
    (nota: gli indirizzari del tipo “database email di Italia – 1.000.000 di indirizzi a 100 euro”  normalmente sono composti da indirizzi raccolti a caso sul web, e NON rispettano i requisiti di legge: quindi, sono del tutto inutilizzabili. Inoltre spesso comprendono indirizzi non più validi, o spamtrap, e quindi il loro uso, oltre ad essere illegale, è anche controproducente. Gli indirizzari di qualità, mirati e gestiti nel rispetto della legge, dolitamente hanno un costo non inferiore ad 1 € per ciascun indirizzo. Quindi, potenzialmente, un indirizzario di qualità di un milione di indirizzi dovrebbe avere un costo di un milione di euro…).
Un indirizzo email raccolto da un sito internet non è utilizzabile per inviare direttamente un’offerta commerciale!
PRIMA di inviare l’offerta, è necessario inviare una comunicazione preventiva, richiedendo il consenso esplicito per l’invio dell’offerta commerciale.
Se l’utente risponderà positivamente, allora si potrà inserire il suo indirizzo nella mailing list.
Viceversa, se l’utente non risponde, o se fornisce un diniego esplicito, non si potrà inserirlo nella mailing list.
NOTA: molti software di mass-mailing incorporano già delle funzioni per l’invio di questa email di richiesta consenso (di testo personalizzabile); consenso che viene raccolto per lo più attraverso un link compreso nel messaggio, che l’utente deve cliccare.
In ogni caso, se le comunicazioni pubblicitarie o altro tipo richieste (es: invio di newsletter, ecc.) risultano ad un certo
punto indesiderate, il destinatario ha il diritto di opporsi al trattamento dei propri dati inviando una e-mail al mittente per chiedere la
sospensione dell’invio o utilizzando, se disponibili, le procedure on-line per la cancellazione dei tuoi dati dal database di chi
invia le comunicazioni.
Anche in questo caso, molti software di mass-mailing comprendono già una completa gestione di questa casistica, permettendo all’utente di cancellarsi da una lista con un semplice clic.